En attente de

Comment cela fonctionne

La mécanique de ce kit, sans détour — ce qui tourne et quand, où atterrissent les données, et ce que vous regardez.

• Revue des attentes tourne chaque jour · 8 h et tient à jour le tableau de bord En attente de. Chaque jour — trouve ce que vos e-mails envoyés attendent encore.
• Ce qui est capté arrive dans le jeu de données Registre des attentes, rangé sous Data/Waiting Register dans votre coffre — à vous de l’ouvrir, d’y chercher et de le modifier comme n’importe quel autre fichier.
• Ce qui est capté arrive dans le jeu de données Ce que vous devez, rangé sous Data/What You Owe dans votre coffre — à vous de l’ouvrir, d’y chercher et de le modifier comme n’importe quel autre fichier.
• Le tableau de bord En attente de lit le jeu de données et montre d’un coup d’œil : en attente par personne · en attente ou réglé · relances rédigées · les plus longues attentes · ce que vous devez · comment fonctionne ce tableau · réglés cette semaine.

Le câblage, en un coup d’œil : Saisie des attentes écrit dans Registre des attentes · Revue des attentes écrit dans Registre des attentes · En attente de affiche Registre des attentes · Revue des attentes tient En attente de à jour · Brouillons de relance lit Registre des attentes · Demandes d’un chat ou d’un appel écrit dans Registre des attentes · Demandes d’un chat ou d’un appel passe le relais à Garder trace de ce que vous devez · Garder trace de ce que vous devez écrit dans Ce que vous devez · En attente de affiche Ce que vous devez · Quand une relance échoue écrit dans Registre des attentes · Quand une relance échoue passe le relais à Brouillons de relance.

En tirer le meilleur

Un kit gagne sa place quand il change ce que vous regardez et ce que vous dites, pas quand il est installé. Voici le rythme qui le rend payant.

• Dites ce qu’on vous doit au moment où vous le demandez — « demandé le contrat à Northwind » — et la compétence Saisie des attentes l’enregistre. La revue quotidienne repère aussi ce que vos e-mails envoyés attendent encore.
• Lisez d’abord « Les plus longues attentes ». C’est sur les éléments ouverts les plus anciens qu’une relance rapporte.
• Quand quelque chose arrive, dites-le, ou laissez la revue voir la réponse. La ligne se ferme et la liste reste juste.
• Demandez la relance plutôt que de l’écrire. La compétence Brouillons de relance rédige le rappel poli dans vos brouillons, dans votre style, et n’envoie jamais rien — c’est vous qui décidez.
• Dites à Registrar ce qui ne compte pas comme une attente — un e-mail pour information, une réponse à une newsletter — pour que le registre ne contienne que ce qui vous bloque vraiment.
• Vous avez demandé quelque chose dans un chat ou lors d’un appel ? Collez le fil, ou dites à Registrar quelle note ou quel appel enregistré de votre coffre il doit lire, et la compétence « Demandes d’un chat ou d’un appel » classe ce que vous avez demandé sans que personne réponde, et ce que quelqu’un vous a promis. Elle ne voit ni vos applis de messagerie, ni vos SMS, ni vos appels : elle ne trouve donc que ce que vous lui remettez.
• Quand une relance reste sans réponse, dites-le. La compétence « Quand une relance échoue » expose ce que vous pouvez faire comme des faits (relancer de nouveau, demander par un autre canal, demander à quelqu’un d’autre, ou laisser tomber), dit depuis combien de temps cela dure d’après le fil, et ne fait que celle que vous choisissez. Elle ne choisit pas à votre place, et rien n’est envoyé.
• Dites ce que vous devez au moment où vous le dites : « Marta m’a demandé les chiffres pour jeudi ». La compétence « Garder trace de ce que vous devez » le place dans « Ce que vous devez », et la liste du tableau est celle que vous cochez. Elle ne retient que ce que vous lui dites ou lui remettez : elle ne lit pas votre boîte de réception et ne programme aucun rappel.

Faites-le vôtre

Rien ici n’est figé. Les pièces sont des agents, des routines, des jeux de données et des tableaux de bord ordinaires : tout ce que vous savez sur la façon de les façonner s’applique. Retirez ce qui ne rapporte rien.

Ce que les gens changent en premier, d’habitude

Dites n’importe laquelle de ces phrases en conversation, ou modifiez-les sur la page du kit dans l’application.

• Le seuil d’ancienneté à partir duquel une relance vaut la peine.
• Le ton d’une relance — direct, ou chaleureux et plein d’excuses.
• Si les réponses marquent automatiquement les éléments comme réglés.
• Les personnes ou les fils de discussion qu’on ne relance jamais.
• La personne à qui vous vous adresseriez plutôt quand une relance reste sans réponse, et le ton d’un mot sur un autre canal.

Votre première exécution

L’installation lance une courte conversation de mise en place — pas un formulaire. Répondez grossièrement, corrigez plus tard.

1. L’installation se termine sur un seul écran, avec une seule demande honnête : l’autorisation de lire vos e-mails. La première revue de Registrar parcourt alors un mois de vos e-mails envoyés à la recherche des demandes restées sans réponse — et construit le registre sous vos yeux. C’est une vraie exécution, qui consomme des crédits comme n’importe quelle autre.
2. Ce Kit n’apporte pas son propre gardien — il emprunte celui de Réunions et actions : Registrar lit et tient le registre, et rédige les relances. Installez les deux Kits, et il n’y a toujours qu’un seul Registrar, partagé entre eux.
3. Dans les deux cas, Registrar part de ce que 1Presence sait déjà : votre mémoire, et les notes, courriers ou résumés d’appel de votre coffre. Ce qui s’y trouve vous est proposé pour que vous disiez oui avant que quoi que ce soit n’entre au registre, et seul ce qui manque est demandé.
4. Quand la revue se termine, Registrar laisse une note avec ce qu’il a trouvé et propose quelques minutes ensemble pour compléter ce que la messagerie ne pouvait pas montrer : comment une demande a été faite, une promesse donnée lors d’un appel, dans une discussion ou en personne, et ce que vous devez aux autres. Certaines demandes ont peut-être été réglées ailleurs — un appel, un échange dans un couloir — alors la conversation sert aussi à les rayer ensemble, et à nommer les personnes qu’il ne faut jamais relancer.
5. Ce qui reste en blanc attend sur la page du Kit, avec un chemin pour revenir à Registrar, et Registrar le propose une fois, la prochaine fois que vous parlez. Dites qu’une partie ne vous concerne pas, ou que vous avez terminé la mise en place, et les questions cessent.
6. Répondez plutôt « pas maintenant », et Registrar construit le registre à la main, en partant de ce que 1Presence sait déjà : dites-lui qui vous doit quoi, et le tableau en suit l’ancienneté à partir de là. L’accès à vos e-mails ne vous est plus jamais redemandé.
7. Les relances ne sont jamais que des brouillons, dans votre style une fois que vous l’avez défini — le Kit n’envoie jamais rien, en aucun cas.

Regardez le premier passage, puis dites-lui ce que vous auriez fait différemment — cette correction lui apprend plus que n’importe quelle configuration.

L’essentiel

L’apprentissage, les préférences et le coût des exécutions fonctionnent de la même façon dans chaque kit — ils sont donc traités une fois, dans le guide des Kits.

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