Facturation et encaissement

Comment cela fonctionne

La mécanique de ce kit, sans détour — ce qui tourne et quand, où atterrissent les données, et ce que vous regardez.

• Revue des factures émises tourne le lundi · 8 h et tient à jour le tableau de bord Encaissements. Le lundi — classe ce que vous avez facturé, marque ce qui a été payé, et signale ce qui a dépassé son échéance.
• Relance des factures tourne le jeudi · 9 h, en 2 étapes : Brook lit et choisit (transmet : à relancer), puis Sorrel rédige les relances (transmet : brouillon prêt).
• Ce qui est capté arrive dans le jeu de données Livre des factures, rangé sous Data/Invoice Book dans votre coffre — à vous de l’ouvrir, d’y chercher et de le modifier comme n’importe quel autre fichier.
• Le tableau de bord Encaissements lit le jeu de données et montre d’un coup d’œil : en attente · en retard · payé ces 90 derniers jours · factures au livre · dû, selon le retard · au livre, par statut · émis, mois par mois · à relancer · le livre · comment fonctionne ce tableau · toutes les factures — touchez-en une pour ouvrir ce client.

Le câblage, en un coup d’œil : Brook dispose de Saisie des factures émises · Sorrel dispose de Brouillons de relance des factures · Saisie des factures émises écrit dans Livre des factures · Revue des factures émises écrit dans Livre des factures · Encaissements affiche Livre des factures · Revue des factures émises tient Encaissements à jour · Brook exécute Revue des factures émises · Livre des factures alimente Relance des factures · Brook passe le relais à Sorrel.

En tirer le meilleur

Un kit gagne sa place quand il change ce que vous regardez et ce que vous dites, pas quand il est installé. Voici le rythme qui le rend payant.

• Ouvrez Encaissements le lundi, une fois la Revue des factures émises passée. En attente et En retard sont les deux chiffres ; Dû, selon le retard vous dit s’il s’agit d’une seule facture récalcitrante ou d’une dérive sur tout le livre.
• Dites une facture au moment où elle part — « envoyé à Aisha INV-1042 pour la première phase, 4 800, trente jours » — et Saisie des factures émises l’enregistre exactement là où la revue l’aurait fait, échéance comprise.
• Quand un avis de paiement ou un relevé bancaire arrive, collez-le dans la conversation ou déposez-le dans votre coffre. Saisie des factures émises le rapproche des lignes ouvertes et ne marque que ce qui correspond, en demandant quand deux factures pourraient recevoir le même paiement — c’est ce qui garde En attente honnête sans tableur.
• Lisez À relancer le jeudi, après le passage de Relance des factures, puis ouvrez vos brouillons : le ton est déjà ajusté au retard de chacune. Modifiez ce que vous voulez, envoyez celles que vous comptez envoyer, et laissez le reste.
• Posez à Brook les questions qu’un grand livre vous obligerait à calculer — « qu’est-ce que Contoso me doit encore », « qu’ai-je facturé le trimestre dernier », « qu’est-ce qui a été payé ce mois-ci » — et les réponses viennent de votre propre livre.
• Donnez une fois à Brook les règles permanentes : vos conditions de paiement, quand une première relance doit partir et à quel rythme ensuite, le client que vous ne relancez jamais. Chaque revue et chaque relance du jeudi s’y conforment — et quand une ligne est fausse, dites-le ; c’est cette correction qui garde le tableau juste.

Faites-le vôtre

Rien ici n’est figé. Les pièces sont des agents, des routines, des jeux de données et des tableaux de bord ordinaires : tout ce que vous savez sur la façon de les façonner s’applique. Retirez ce qui ne rapporte rien.

Ce que les gens changent en premier, d’habitude

Dites n’importe laquelle de ces phrases en conversation, ou modifiez-les sur la page du kit dans l’application.

• Vos conditions de paiement — trente jours, quarante-cinq pour les plus gros clients — dites une fois et appliquées à chaque ligne enregistrée ensuite.
• Quand une première relance doit partir et à quel rythme ensuite, et les clients qu’on ne relance jamais.
• La boîte d’où partent vos factures, pour que la revue regarde à un seul endroit au lieu de partout où elle a accès.
• Le moment où passent la revue du lundi et la relance du jeudi — ou la désactivation de l’une ou l’autre pour tenir le livre à la main.

Votre première exécution

L’installation lance une courte conversation de mise en place — pas un formulaire. Répondez grossièrement, corrigez plus tard.

1. L’ajout du Kit se termine sur l’écran de la première revue, où l’accès à vos e-mails est demandé — c’est tout l’argument, donc la demande se place devant. Lancez-la et Brook remonte une année de vos e-mails envoyés pour retrouver les factures que vous avez émises — numéro, client, montant, échéance —, puis les réponses reçues pour les avis de paiement qui les ont réglées, et construit le livre à partir de tout cela. La revue lit ; elle n’envoie jamais rien, ne répond jamais et ne relance jamais un client. C’est une véritable exécution, qui consomme du crédit comme les autres.
2. Quand cette première revue se termine, Brook laisse un court mot dans votre boîte de réception 1Presence pour dire ce qui a été enregistré — combien de factures, pour combien de clients — et vous propose quelques minutes sur trois choses que personne d’autre ne peut savoir : de quelle boîte partent vos factures, lesquelles vous reviennent vraiment à encaisser, et quelles sont vos conditions de paiement. C’est aussi là que vous dites ce qui a déjà été payé.
3. Passez la revue et le livre fonctionne quand même à la main : donnez à Brook les factures en attente — le numéro, le destinataire, l’objet, le montant et l’échéance — et le tableau se remplit à partir de là. Rien dans cette conversation ne touche à vos e-mails, et la Revue des factures émises attend sur votre écran Routines que vous choisissiez de la lancer.
4. Ensuite, la revue passe le lundi matin : elle enregistre ce qui est nouveau, ne marque comme payé que ce qu’un avis de paiement confirme sans aucun doute, redessine le tableau et ne crée une carte que lorsqu’une facture a dépassé son échéance ou qu’un paiement n’a pas pu être rapproché. Le jeudi matin, la Relance des factures prend le relais — Brook choisit les factures qui traînent trop, en laissant de côté celles au sujet desquelles vous avez déjà été en contact ces quinze derniers jours, et Sorrel rédige chaque relance dans vos brouillons. Rien n’est jamais envoyé.

Regardez le premier passage, puis dites-lui ce que vous auriez fait différemment — cette correction lui apprend plus que n’importe quelle configuration.

L’essentiel

L’apprentissage, les préférences et le coût des exécutions fonctionnent de la même façon dans chaque kit — ils sont donc traités une fois, dans le guide des Kits.

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