Facturation et encaissement

Comment cela fonctionne

La mécanique de ce kit, sans détour — ce qui tourne et quand, où atterrissent les données, et ce que vous regardez.

• Revue des factures émises tourne le lundi · 8 h et tient à jour le tableau de bord Encaissements. Le lundi — classe ce que vous avez facturé, marque ce qui a été payé, et signale ce qui a dépassé son échéance.
• Relance des factures tourne le jeudi · 9 h, en 2 étapes : Brook lit et choisit (transmet : à relancer), puis Brook rédige les relances (transmet : brouillon prêt).
• Ce qui est capté arrive dans le jeu de données Livre des factures, rangé sous Data/Invoice Book dans votre coffre — à vous de l’ouvrir, d’y chercher et de le modifier comme n’importe quel autre fichier.
• Ce qui est capté arrive dans le jeu de données Livre des devis, rangé sous Data/Quote Book dans votre coffre — à vous de l’ouvrir, d’y chercher et de le modifier comme n’importe quel autre fichier.
• Ce qui est capté arrive dans le jeu de données Factures récurrentes, rangé sous Data/Recurring Invoices dans votre coffre — à vous de l’ouvrir, d’y chercher et de le modifier comme n’importe quel autre fichier.
• Le tableau de bord Encaissements lit le jeu de données et montre d’un coup d’œil : en attente · en retard · payé ces 90 derniers jours · factures au livre · dû, selon le retard · au livre, par statut · émis, mois par mois · à relancer · devis, selon leur état · à émettre · le livre · comment fonctionne ce tableau · vos clients.

Le câblage, en un coup d’œil : Brook dispose de Saisie des factures émises · Brook dispose de Brouillons de relance des factures · Saisie des factures émises écrit dans Livre des factures · Revue des factures émises écrit dans Livre des factures · Encaissements affiche Livre des factures · Revue des factures émises tient Encaissements à jour · Brook exécute Revue des factures émises · Livre des factures alimente Relance des factures · Brook dispose de Création de factures · Brook dispose de Devis et factures récurrentes · Création de factures écrit dans Livre des factures · Création de factures écrit dans Livre des devis · Devis et factures récurrentes écrit dans Livre des devis · Devis et factures récurrentes écrit dans Factures récurrentes · Encaissements affiche Livre des devis · Encaissements affiche Factures récurrentes.

En tirer le meilleur

Un kit gagne sa place quand il change ce que vous regardez et ce que vous dites, pas quand il est installé. Voici le rythme qui le rend payant.

• Ouvrez Encaissements le lundi, une fois la Revue des factures émises passée. En attente et En retard sont les deux chiffres ; Dû, selon le retard vous dit s’il s’agit d’une seule facture récalcitrante ou d’une dérive sur tout le livre.
• Dites une facture au moment où elle part — « envoyé à Aisha INV-1042 pour la première phase, 4 800, trente jours » — et Saisie des factures émises l’enregistre exactement là où la revue l’aurait fait, échéance comprise.
• Quand un avis de paiement ou un relevé bancaire arrive, collez-le dans la conversation ou déposez-le dans votre coffre. Saisie des factures émises le rapproche des lignes ouvertes et ne marque que ce qui correspond, en demandant quand deux factures pourraient recevoir le même paiement — c’est ce qui garde En attente honnête sans tableur.
• Lisez À relancer le jeudi, après le passage de Relance des factures, puis ouvrez vos brouillons : le ton est déjà ajusté au retard de chacune. Modifiez ce que vous voulez, envoyez celles que vous comptez envoyer, et laissez le reste.
• Posez à Brook les questions qu’un grand livre vous obligerait à calculer — « qu’est-ce que Contoso me doit encore », « qu’ai-je facturé le trimestre dernier », « qu’est-ce qui a été payé ce mois-ci » — et les réponses viennent de votre propre livre.
• Donnez une fois à Brook les règles permanentes : vos conditions de paiement, quand une première relance doit partir et à quel rythme ensuite, le client que vous ne relancez jamais. Chaque revue et chaque relance du jeudi s’y conforment — et quand une ligne est fausse, dites-le ; c’est cette correction qui garde le tableau juste.
• Demandez une facture à Brook (« facture Lena pour la refonte de marque, 3 400, trente jours ») et Création de factures l’établit dans votre coffre avec le numéro suivant de votre série, vos coordonnées et la façon de payer, l’ouvre, et la place au livre comme brouillon. Exportez-la en PDF depuis le document, envoyez-la vous-même et dites à Brook quand elle est partie. Donnez une fois ces coordonnées à Brook : le nom sous lequel vous travaillez, votre adresse, votre enregistrement fiscal et votre taux de taxe si vous en avez, et la façon dont un client doit vous payer. Elles sont reprises mot pour mot sur chaque facture, devis et avoir, et ce que vous n’avez pas donné est laissé de côté plutôt que deviné.
• Dites quand un devis part et quand il reçoit une réponse, et Devis et factures récurrentes tient le Livre des devis ; Devis, selon leur état montre ce qui attend et ce qui est devenu du travail. Demandez la facture d’un devis accepté et elle est établie à partir du devis.
• Parlez à Brook de tout ce que vous facturez selon un cycle (un forfait mensuel, un contrat d’assistance, des frais annuels) et de la date de la prochaine. À émettre liste ce qui revient dans les sept prochains jours après chaque revue du lundi, et rien n’est émis tant que vous ne le demandez pas.
• Pour un avoir, un relevé de compte pour un client ou le fonctionnement d’une règle fiscale sur les factures, demandez. L’avoir est inscrit sur la facture qu’il corrige, le relevé liste ce que ce client a d’ouvert, et la réponse fiscale vient des pages mêmes de l’administration fiscale, avec la source. Le taux que vous appliquez reste votre décision.

Faites-le vôtre

Rien ici n’est figé. Les pièces sont des agents, des routines, des jeux de données et des tableaux de bord ordinaires : tout ce que vous savez sur la façon de les façonner s’applique. Retirez ce qui ne rapporte rien.

Ce que les gens changent en premier, d’habitude

Dites n’importe laquelle de ces phrases en conversation, ou modifiez-les sur la page du kit dans l’application.

• Vos conditions de paiement — trente jours, quarante-cinq pour les plus gros clients — dites une fois et appliquées à chaque ligne enregistrée ensuite.
• Quand une première relance doit partir et à quel rythme ensuite, et les clients qu’on ne relance jamais.
• La boîte d’où partent vos factures, pour que la revue regarde à un seul endroit au lieu de partout où elle a accès.
• Le moment où passent la revue du lundi et la relance du jeudi — ou la désactivation de l’une ou l’autre pour tenir le livre à la main.
• Vos coordonnées pour les documents (nom, adresse, enregistrement fiscal et taux de taxe, façon de vous payer, et manière dont vous numérotez factures, devis et avoirs), dites une fois et reprises sur chaque document.
• La durée de validité d’un devis, et celles de vos factures qui reviennent, à quelle fréquence et quand tombe la prochaine.

Votre première exécution

L’installation lance une courte conversation de mise en place — pas un formulaire. Répondez grossièrement, corrigez plus tard.

1. L’ajout du Kit se termine sur l’écran de la première revue, où l’accès à vos e-mails est demandé — c’est tout l’argument, donc la demande se place devant. Lancez-la et Brook remonte une année de vos e-mails envoyés pour retrouver les factures que vous avez émises — numéro, client, montant, échéance —, puis les réponses reçues pour les avis de paiement qui les ont réglées, et construit le livre à partir de tout cela. La revue lit ; elle n’envoie jamais rien, ne répond jamais et ne relance jamais un client. C’est une véritable exécution, qui consomme du crédit comme les autres.
2. Quand cette première revue se termine, Brook laisse un court mot dans votre boîte de réception 1Presence pour dire ce qui a été enregistré — combien de factures, pour combien de clients — et vous propose quelques minutes sur les choses que personne d’autre ne peut savoir : de quelle boîte partent vos factures, lesquelles vous reviennent vraiment à encaisser, et quelles sont vos conditions de paiement. C’est aussi là que vous dites ce qui a déjà été payé et que vous complétez ce que les e-mails ne pouvaient pas montrer : un montant qui ne figurait que dans la facture en pièce jointe, une facture émise dans un outil comptable, un paiement arrivé sans e-mail. La même carte propose de lancer la revue quelques minutes après l’arrivée d’un nouvel e-mail des expéditeurs qu’elle a lus, en plus de sa planification : un geste suffit pour dire oui, jusqu’à 24 exécutions de plus par jour, Gmail uniquement pour l’instant.
3. Passez la revue et le livre fonctionne quand même à la main. Brook part de ce que 1Presence sait déjà (tout ce que vous avez mentionné, ainsi que des copies de factures ou un export de votre outil comptable dans votre coffre), vous présente ce qu’il a trouvé pour que vous le confirmiez, et ne demande que les trous : le numéro, le destinataire, l’objet, le montant et l’échéance. Rien dans cette conversation ne touche à vos e-mails, et la Revue des factures émises attend sur votre écran Routines que vous choisissiez de la lancer.
4. Ce qui reste vide attend sur la page du Kit, avec un chemin de retour vers Brook, et Brook le propose une fois à votre prochaine conversation. Dites-lui qu’une partie ne vous concerne pas (vous ne facturez rien à échéance régulière, par exemple), ou que vous avez terminé la mise en place, et il cesse de demander.
5. Ensuite, la revue passe le lundi matin : elle enregistre ce qui est nouveau, ne marque comme payé que ce qu’un avis de paiement confirme sans aucun doute, redessine le tableau et ne crée une carte que lorsqu’une facture a dépassé son échéance, qu’un paiement n’a pas pu être rapproché, qu’une facture est arrivée sans son montant ou sans son échéance, qu’une facture récurrente doit être émise, ou qu’une facture que vous émettez à intervalle régulier semble ne pas être partie (en disant où trouver ce qui manque). Le jeudi matin, la Relance des factures prend le relais — Brook choisit les factures qui traînent trop, en laissant de côté celles au sujet desquelles vous avez déjà été en contact ces quinze derniers jours, et rédige chaque relance dans vos brouillons. Rien n’est jamais envoyé.

Regardez le premier passage, puis dites-lui ce que vous auriez fait différemment — cette correction lui apprend plus que n’importe quelle configuration.

L’essentiel

L’apprentissage, les préférences et le coût des exécutions fonctionnent de la même façon dans chaque kit — ils sont donc traités une fois, dans le guide des Kits.

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