Activité de conseil

Comment cela fonctionne

La mécanique de ce kit, sans détour — ce qui tourne et quand, où atterrissent les données, et ce que vous regardez.

• Planificateur d’appels tourne en semaine à 7 h et tient à jour le tableau de bord L’activité. Chaque jour de semaine à sept heures : les séances du jour, et un brief rédigé pour chacune qui en a besoin.
• Bilan de l’activité tourne le vendredi à 16 h et tient à jour le tableau de bord L’activité. Le vendredi : ce qui reste à livrer par rapport à ce que vous avez vendu, ce qui semble mériter une facture et ce autour de quoi l’activité ne cesse de tourner.
• Ce qui est capté arrive dans le jeu de données Portefeuille des missions, rangé sous Data/Practice Roster dans votre coffre — à vous de l’ouvrir, d’y chercher et de le modifier comme n’importe quel autre fichier.
• Ce qui est capté arrive dans le jeu de données Journal des séances, rangé sous Data/Session Log dans votre coffre — à vous de l’ouvrir, d’y chercher et de le modifier comme n’importe quel autre fichier.
• Ce qui est capté arrive dans le jeu de données Ordre du jour de séance, rangé sous Data/Session Agenda dans votre coffre — à vous de l’ouvrir, d’y chercher et de le modifier comme n’importe quel autre fichier.
• Ce qui est capté arrive dans le jeu de données Objectifs des clients, rangé sous Data/Client Outcomes dans votre coffre — à vous de l’ouvrir, d’y chercher et de le modifier comme n’importe quel autre fichier.
• Ce qui est capté arrive dans le jeu de données Ressources pour les clients, rangé sous Data/Client Resources dans votre coffre — à vous de l’ouvrir, d’y chercher et de le modifier comme n’importe quel autre fichier.
• Ce qui est capté arrive dans le jeu de données Journal de supervision, rangé sous Data/Supervision Log dans votre coffre — à vous de l’ouvrir, d’y chercher et de le modifier comme n’importe quel autre fichier.
• Le tableau de bord L’activité lit le jeu de données et montre d’un coup d’œil : séances de la semaine · briefs prêts · ordre du jour pour la salle · où en sont les objectifs · missions en portefeuille · où en sont les missions · séances restantes, par mission · le portefeuille · chaque séance et les engagements pris · thèmes communs aux clients · comment lire ce tableau · séances par client · votre supervision et votre formation, heures par type.

Le câblage, en un coup d’œil : Glade dispose de Notes de séance · Glade dispose de Préparation des briefs · Notes de séance écrit dans Journal des séances · Planificateur d’appels écrit dans Journal des séances · Notes de séance écrit dans Portefeuille des missions · Planificateur d’appels écrit dans Portefeuille des missions · L’activité affiche Portefeuille des missions · L’activité affiche Journal des séances · Planificateur d’appels tient L’activité à jour · Bilan de l’activité tient L’activité à jour · Glade exécute Planificateur d’appels · Glade exécute Bilan de l’activité · Glade dispose de Ordre du jour et horaires · Glade dispose de Objectifs et ressources · Glade dispose de Supervision et formation · Ordre du jour et horaires écrit dans Ordre du jour de séance · Ordre du jour et horaires écrit dans Journal des séances · Objectifs et ressources écrit dans Objectifs des clients · Objectifs et ressources écrit dans Ressources pour les clients · Supervision et formation écrit dans Journal de supervision · L’activité affiche Ordre du jour de séance · L’activité affiche Objectifs des clients · L’activité affiche Journal de supervision.

En tirer le meilleur

Un kit gagne sa place quand il change ce que vous regardez et ce que vous dites, pas quand il est installé. Voici le rythme qui le rend payant.

• Lisez la carte du matin avant la première séance, pas le tableau : c’est toute la raison d’être de l’exécution de sept heures. Elle nomme les séances du jour avec leurs briefs, et le brief lui-même est un document de votre coffre que vous pouvez ouvrir en chemin. Le tableau, c’est pour le vendredi.
• Racontez la séance à voix haute dès que vous en sortez : « je sors de chez Dana — on a travaillé sur la charte, elle l’apporte la prochaine fois. » La compétence Notes de séance rédige la note, la range à son nom, inscrit sur une ligne à part ce à quoi ELLE s’est engagée et met à jour le compte de la mission. Trente secondes à ce moment-là valent une heure à tout reconstituer un dimanche, et la colonne des engagements est ce par quoi s’ouvre le brief suivant.
• Une règle stricte pour ce qui entre dans « ce à quoi le client s’est engagé » : c’est ce que le CLIENT a dit qu’il ferait — pas ce que vous avez accepté d’envoyer, ni ce que vous pensez qu’il devrait faire. Tout ce que vous devez, vous, va dans les notes. La colonne ne vaut quelque chose que parce qu’elle ne contient qu’une seule sorte de chose, et c’est la meilleure question qui soit pour ouvrir une séance.
• Prenez « Séances restantes » comme le signal honnête du vendredi. C’est de l’arithmétique — le nombre prévu au contrat, moins les séances utilisées — et les deux chiffres derrière chaque barre figurent dans le tableau du portefeuille, juste en dessous : vous pouvez vérifier le calcul plutôt que de lui faire confiance. Lorsque le journal enregistre plus de séances tenues que le portefeuille n’en compte, c’est le chiffre du journal qui est retranché. C’est ce qui vous signale qu’un client arrive au bout de ses séances alors que vous préparez encore la suivante.
• Demandez à Glade plutôt que de chercher : « où en est-on avec Tomas ? », « à quoi Marco s’est-il engagé la dernière fois ? », « qui ne donne plus de nouvelles ? » Il lit le portefeuille et le journal, répond à partir de ce qui est écrit, et dit clairement quand quelque chose ne figure pas au registre, plutôt que de combler le vide.
• Le panneau des thèmes parle de l’activité, jamais d’une personne. Il nomme ce qui est revenu dans plus d’une mission, et dans combien — c’est de là que naissent une intervention, un article ou un changement dans votre façon de travailler. Il n’y nomme jamais un client, et Glade ne reportera pas ce qu’un client a dit dans le brief d’un autre, même si vous le lui demandez.
• Demandez un ordre du jour la veille d’une séance qui en a besoin : « un ordre du jour pour Dana jeudi ». Glade le rédige à partir de ce à quoi elle s’est engagée la dernière fois, de ce que la dernière note a laissé ouvert, d’un objectif encore en cours et de tout ce que vous ajoutez, et chaque point dit d’où il vient. Parcourez-le depuis le panneau « Ordre du jour pour la salle » de L’activité, un point à la fois, avec une coche et une note de ce qui a été dit. Ce que vous y avez écrit passe dans la note quand vous dites que la séance est terminée.
• Dites une fois ce qu’un client veut du travail, dans ses mots : « Dana veut que son équipe décide sans lui demander d’abord. » C’est gardé tel qu’elle l’a formulé. Où il en est, c’est votre mot, jamais celui de Glade : dites « c’est en cours » ou « elle y est arrivée » et le jour est noté à côté. Dites aussi ce que vous lui avez donné (« je lui ai donné la grille de délégation, elle s’en est servie avec deux de ses responsables »), et le brief avant la prochaine séance porte les deux.
• Demandez « quand puis-je voir Marco ? » et Glade lit votre agenda pour les jours que désigne sa fréquence et propose jusqu’à trois créneaux. Glade ne réserve rien et n’envoie rien : la réservation vous revient, et la note à Marco proposant les créneaux est rédigée pour que vous l’envoyiez quand vous le demandez.
• Parlez à Glade de votre propre supervision et formation au fil de l’eau, « deux heures de supervision ce matin », et cela va dans un journal d’heures qui n’est qu’à vous. Le nom d’un client n’y figure pas, même quand la séance portait sur lui : ce que vous avez apporté à votre superviseur reste donc en dehors.

Faites-le vôtre

Rien ici n’est figé. Les pièces sont des agents, des routines, des jeux de données et des tableaux de bord ordinaires : tout ce que vous savez sur la façon de les façonner s’applique. Retirez ce qui ne rapporte rien.

Ce que les gens changent en premier, d’habitude

Dites n’importe laquelle de ces phrases en conversation, ou modifiez-les sur la page du kit dans l’application.

• L’heure d’arrivée de la carte du matin — sept heures en semaine par défaut — et celle du bilan, ou la mise en pause de l’un ou de l’autre, en gardant le portefeuille et le journal tels quels.
• Si chaque séance reçoit un brief, ou seulement celles pour lesquelles vous le demandez. Dit une fois, retenu.
• Les séries de réunions qui ne sont jamais des missions, et le domaine de votre propre organisation, pour que les réunions internes ne soient jamais enregistrées. Une ligne pour chacun, et l’exécution cesse de les proposer.
• Ce qui a été prévu au contrat, les conditions et le tarif de chaque mission — ils n’appartiennent qu’à vous et sont inscrits tels que vous les donnez. Rien n’estime un tarif, et un champ vide reste vide.
• La phase où en est une mission. Elle ne change que sur votre parole : arriver au bout des séances prévues ne fait pas passer une mission « en fin de mission », et rien n’est clos sans votre accord.
• Si un enregistreur alimente les notes. Read AI ou Plaud peuvent être connectés dans Connecteurs si vous voulez que des transcriptions soient versées dans une note de séance ; rien ne passe par l’un ou l’autre tant que vous ne l’avez pas fait.
• Les heures auxquelles vous tenez des séances, les jours que vous gardez libres et la durée d’une séance. Dit une fois, retenu, et utilisé seulement quand vous demandez un créneau.
• Un nombre d’heures de supervision que vous demande votre organisme professionnel, si vous voulez situer le journal par rapport à lui. Glade inscrit le chiffre que vous lui donnez et, si vous nommez l’organisme, peut chercher sa propre page publiée et dire où il l’a trouvée.

Votre première exécution

L’installation lance une courte conversation de mise en place — pas un formulaire. Répondez grossièrement, corrigez plus tard.

1. Ajouter le Kit propose aussitôt la première exécution : connectez votre agenda sur le même écran, et vos e-mails sur l’écran Connecteurs si vous voulez que les entrées maigres soient situées, lancez-la d’un geste, et Glade remonte une année de votre agenda à la recherche des réunions que vous tenez régulièrement avec quelqu’un d’extérieur à votre organisation. Chacune devient une mission du portefeuille, avec toutes les séances déjà tenues qu’il peut y rattacher. Quand une entrée d’agenda est trop maigre pour dire avec qui elle a eu lieu, il lit l’objet de l’e-mail qui l’a organisée — pour ce seul renseignement, et rien d’autre.
2. Vous préférez ne rien connecter ? Dites-le, et Glade construit le portefeuille avec vous, une mission à la fois. Glade part de ce que 1Presence sait déjà, dans votre mémoire et dans les propositions ou cahiers des charges de votre coffre, et ne demande que ce qui manque : le client, la nature du travail, ce qui a été prévu au contrat, à peu près combien de séances vous avez déjà menées. Le Planificateur d’appels reste sur votre écran Routines si vous changez d’avis plus tard.
3. À la fin de la première exécution, Glade laisse une courte note sur ce qu’il a enregistré et vous demande vingt minutes pour ce qu’un agenda ne peut pas savoir : ce qui a été prévu au contrat pour chaque mission et à quelles conditions, combien de ces séances vous avez réellement utilisées, lesquelles sont vraiment des missions (une réunion interne récurrente n’en est pas une), et toute mission conclue lors d’un appel qui n’est jamais arrivée dans votre agenda. Glade part de ce qu’il sait déjà et de ce qui est dans votre coffre, inscrit vos chiffres tels que vous les donnez et n’estime jamais un tarif.
4. Ce qui reste en blanc attend sur la page du Kit avec un chemin de retour vers Glade, et Glade le propose une fois, la prochaine fois que vous parlez. Dites à Glade qu’une partie ne vous concerne pas, ou que vous avez terminé la mise en place, et Glade cesse de le demander.
5. Ensuite, le Planificateur d’appels s’exécute chaque jour de semaine à sept heures : il inscrit au journal tout ce qui vient d’être réservé, rédige le brief de chaque séance des deux prochains jours qui n’en a pas encore, redessine la semaine à venir, et ne laisse une carte que si la journée contient vraiment quelque chose. Le Bilan de l’activité s’exécute le vendredi.
6. Glade ne contacte jamais un client et n’écrit jamais dans votre agenda ; un suivi, un récapitulatif ou une note proposant des créneaux est rédigé pour que vous l’envoyiez quand vous le demandez, à partir du seul registre de ce client, et rien des séances d’un client n’est reporté dans le brief d’un autre.

Regardez le premier passage, puis dites-lui ce que vous auriez fait différemment — cette correction lui apprend plus que n’importe quelle configuration.

L’essentiel

L’apprentissage, les préférences et le coût des exécutions fonctionnent de la même façon dans chaque kit — ils sont donc traités une fois, dans le guide des Kits.

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