このガイドの内容· 5章
初日を迎えた、とびきり優秀な新しいアシスタントを思い描いてください
想像してください。あなたはいま、熱意にあふれ、きわめて有能な個人アシスタントを雇ったところです。頭が切れて、前のめりで、動じない。そしてこれが、あなたと過ごすいちばん最初の朝です。
頼まれたことなら、ほとんど何にでも手を伸ばせます。けれど、まったくまっさらなところから始まります。あなたがノートをどう保ちたいか、どのプロジェクトが大事か、誰が重要な人か、ものがどこに収まるべきか、まだ知りません。だから、あなたが伝えます。新しい同僚に引き継ぐときのように、進みながら自然に。
Sarahに木曜の件、返事した?
つないだメールを確かめ、スレッドを見つけて、いまどうなっているかを伝えます。望むなら、そのまま返信を下書きします。
あの提案書、書き上げてくれてたっけ?
保管庫を探して下書きを見つけるか、新しく始めて、あなたが置いていったところから正確に続けます。
ドキュメントはProjectsの下に、顧客ごとにフォルダを分けて置くのが好み。
あなたの整理の好みを覚えて、それ以降そのとおりにします。新しいドキュメントは、あなたの思うところに収まります。
「取締役会の資料」と言ったら、第3四半期の投資家向け資料のこと。
あなたの言い回しを覚えます。次に取締役会の資料に触れたとき、どのファイルのことか正確にわかります。
これがインターフェースのすべてです。尋ね、触れ、直す。すると1Presence(ワンプレゼンス)はその仕事をして、あなたについて学んだことを静かにしまいます。
人のアシスタントとの、大きな一つの違い
なぜうまくいくのか
新しい同僚は忘れます。1Presenceは、大事なものを保ちます。
ドキュメントがどこにあるか、近況をどう書いてほしいか、ある名前が何を指すか。一度伝えれば、それを正確に、毎回持っています。月曜に説明し直すことも、「もう一度教えて?」もありません。会話のたびにあなたを少しずつ知っていき、決して振り出しには戻りません。
だから最初の数日は、少し気前よくする価値があります。あなたの働き方——プロジェクト、人、好み——を1Presenceに分けてあげるほど、何年も隣で働いてきた誰かのように感じられるようになります。
Presenceと、Presenceが面倒を見るみんな
どのアカウントも一人のエージェントから始まり、その名前は「Presence」です。ジェネラリストで、その日の普通の仕事が何であれ、あなたと一緒にこなします。そして、この先あなたが用意するすべての面倒も見ます。
というのも、あなたはかなりの数を用意することになるからです。受信トレイを見張るエージェント。あなたが提案書をどう書くかを知っているスキル。毎週金曜の夕方に走るルーティン。四つのステージがあり、それぞれ違う専門家が担うワークフロー。Presenceはそのすべてを読み、書き直せます。実行がどうだったかも見られます。だから、何かを変えたいときに行く場所は一つで、何かがおかしく戻ってきたときに行く場所も同じです。
専門家は専門家のままです。受信トレイの管理係は受信トレイを預かります。ワークフローの組み替えを相談する相手ではありません。それぞれが、ほかに誰がいるかを知っているので、兄弟分の仕事を頼めばそう言い、メッセージをすでに書いた状態で引き継ぎを申し出ます。だからこそ、アプリのどの「編集」ボタンもPresenceとの会話を開きますし、その会話で相手を別のエージェントに替えられないのです。組み立ての面倒を見るのがPresenceの仕事で、全体像を持っているのもPresenceだからです。
仕掛けのほうも、同じやり方で編集します
エージェント、スキル、ルーティン、ダッシュボード、あるいはワークフローのどのステージにも、「編集」と書かれたボタンがあります。ルーティンを編集、スキルを編集、ステージ02を編集。まさにそのものについての会話が開き、Presenceはすでに現在の版を目の前に持っています。あとは、何を変えたいかを言うだけです。
「Friday Week Note」について、何かお手伝いできますか?
できました。指示は、その週を顧客のプロジェクトに絞り、社内カレンダーにあるものは飛ばすようになりました。ほかはそのままです。金曜17:00の枠も同じ、保存先もNotes/Week Notes/のまま。次の実行は今週の金曜です。
手をつける前に、実際に保存されている指示を読みます。だからあなたはいつでも、再現ではなく本当に走るもののほうを直しています。そして実行がうまくいかなかったときは、失敗の上にあるボタンがその理由を一緒に運びます。会話は白紙からではなく、何が壊れたかから始まります。
編集のチャットで言ってみること
金曜のノートをもっと短く。箇条書き三つ、前置きなしで。
ルーティンの指示を書き直し、何が変わったかを伝えます。金曜の実行から新しいほうが使われます。
Ameliaは堅すぎる。もう少し温かくして。
そのエージェントの人柄を書き直します。名前も、スキルも、つないだサービスも、そのままです。
ステージ03は、結果をClientsの下に保存するようにして。
そのステージが何をするよう言われているかを書き直し、カードの一行要約も新しくして、いま見ているパイプラインが更新されます。ステージを足すことや、引っ張って順番を入れ替えることは、ビルダーでのタップです。
昨夜の実行が空で戻ってきたのはなぜ?
その実行を読み、何がうまくいかなかったかを伝え、次から起きないようにする変更を差し出します。
なぜフォームではなく、会話なのか
これを作るなら、フォームが当たり前の道でしょう。どれにも箱に入れられる部品があり、下に保存ボタンを置けます。そういう画面がないのは、中身が実際には何であるかに行き着きます。
編集しているのは、文章です
エージェントの人柄は、選択肢の集まりではありません。何者で、どうものごとに向かうかを述べた、数段落の文章です。スキルは書かれた手順です。ルーティンは一つの指示で、余さず書き出され、走るたびにエージェントへ新しく手渡されます。ワークフローのステージは、同じ指示の問題が四回も五回も続くものです。カードやタイムラインや小さな色付きのアイコンの下で、ここで作るもののほとんどは、書くことです。
一段落をフォームで包めば、それはラベルの付いたテキストボックスです。言葉を入れておくことはできます。見つけるほうが、仕事です。
そしてエージェントのために書くのは、それ自体が技です
エージェントが従う指示はモデルに読まれるもので、それが届くかどうかは、人に向けた良い文章とは少し違うところで決まります。順序は思う以上に効きます。避けることを並べるより、することを言うほうが効きます。丁寧な三文より、よくできた例が一つ。仕事にぴったりのツールを名指しすれば、三手先の回り道を避けられます。当たり前のことを省けば、仕事は半分のまま戻ってきます。その場にいなかったものにとって、当たり前は何もないからです。
それは、エージェントが際立って得意な種類の文章です。しかも、あなたにはない有利さから始まります。いまの定義をまるごと一度に抱えられます。どんなツールがあるか、ほかのエージェントがすでに何をしているか、このエージェントが何に手を伸ばせるかを知っています。あなたが望むと言ったばかりのことに照らして言い回しを書き直し、また書き直せます。だから分担は、そもそもあなたが望むであろうとおりになります。あなたは意図を持ち込み——もっと短く、もっとくだけて、朝会を入れるのはやめて——言い回しはあちらがやる。
そして、部品どうしの歩調を保ちます
ここにあるものの多くは、互いに一致していなければならない部品からできています。ワークフローのステージには、エージェントが走らせる指示の全文と、あなたが実際に読むカードに刷られた一行の要約があります。フォームでどちらか一方を変えれば、もう一方は静かに古びます。ステージをもう言い当てていないカードを眺めることになり、それは何も書かれていないカードより悪い。だから、新しい要約を伴わずに届いた書き直しの指示は、その場で拒まれます。そして会話のなかでは、その規則に出会うことさえありません。ステージに何をしてほしいかを言えば、両方が一緒に書き直されて返ってきます。
ボタンのまま残るもの
ここには、ワンタップのままであるべきものもたくさんあります。いま走らせる、予定を止める、再開する、削除する、あるステージを担うエージェントを入れ替える、ステージを足す、引っ張って順番を入れ替える。どれもボタンで、まさにあなたが思う場所にあります。スイッチはスイッチのまま、書くことは書かれる。
今日、頼んでみるといいこと
覚えるコマンドはありません。人に言うように言ってください。完全な文でも、途中までの文でも、出てきたとおりに。幅の一端をどうぞ。
ファイルとノート
untitled-3をQ3 Board Prepに名前を変えて、Projectsに移して。
一度で名前を変えて置き直します。メニューもドラッグもなしで。
読書リストというノートを作って、「ファスト&スロー」を入れて。
ノートを作って、リストを始めます。あとはいつでも、そう言うだけで足せます。
保管庫を片づけて、何を変えたか教えて。
散らばったファイルをまとめ、迷子の名前を直して、報告します。あなたの知らないところで何かが起きることはありません。
仕事を進める
この乱雑な会議メモを、担当者付きのアクションにして。
メモを、そのまま送れるきれいなアクションの一覧に整え直します。
このPDFを読んで、署名する前に訊くべきことを三つ。
ドキュメントを読んで、鋭く具体的な問いを返します。
このメールに、私の口調で温かい返信を下書きして。
あなたから学んだ文体で書きます。そのまま送るのも、手を入れるのも自由です。
仕組みを用意する
朝の概要を作って。夜のあいだに届いた知る価値のあるメール、今日の予定、期限が来るもの。
あなたの朝をまとめる専門家を作ります。エージェントのガイドをご覧ください。
毎週金曜、その週に取り組んだことから週報を下書きして。
自分で走るルーティンを用意し、下書きをあなたのために置いておきます。
短い箇条書きの近況が好みだと覚えておいて。
好みを保存して、それ以降そう書きます。二度頼む必要はありません。
よく訊かれること
Q チャットを使わずに、エージェントやルーティンを編集できますか?
スイッチは普通のボタンです。いま走らせる、止める、再開する、削除する、ステージのエージェントを入れ替える、ステージを足す・並べ替える。書かれた部分は、頼んで変えます。エージェントの人柄、スキルの手順、ルーティンの指示、ステージの概要。そこへの入口は、意図してそれだけです。
Q 書かれたものが気に入らなかったら?
その場でそう言ってください。「長すぎる」「前の書き出しのままで」「顧客の名前を戻して」。書き直してまた見せますし、その会話が開いているあいだは、あなたが始めた版もまだ目の前に持っています。
Q エージェント向けの指示の書き方を知っている必要がありますか?
いいえ。望む結果を自分の言葉で述べること。それがこの仕組みの前提にしている入力です。言い回しはPresenceの受け持ちです。正確な言い回しに強い考えがあるなら、その言い回しを言ってください。そのまま使います。
Q ほかのエージェントについては、誰に話せばいいですか?
Presenceです。アカウントに付いてくるジェネラリストで、編集ボタンがあなたを渡す相手です。専門家たちは、自分の仕事に向いたままでいます。
Q 頼んでいないことまで変えられませんか?
編集の前に現在の版を読み、頼まれたことを変え、触れたものを伝えます。触れたと言われなかったものは、あなたが置いていったままです。
もっと深く
考え方が腑に落ちたら、始められる場所が四つあります。すでに組み上がったものから始めたいなら、キットが、管理役もルーティンもダッシュボードも配線済みで、生活の一角をまるごと立ち上げます。