経費・領収書

しくみ

このキットのしくみを、そのまま。何がいつ動き、データはどこに入り、あなたは何を見るのか。

• 領収書の巡回は毎週月曜 · 7:15に実行され、経費ダッシュボードを最新に保ちます。毎週月曜 — 届いた領収書を見つけ、1件ずつ記録し、請求待ちの合計を出します。
• 月次レポートは毎月1日 · 8:00に実行され、経費ダッシュボードを最新に保ちます。毎月1日 — その月の合計と請求できるレシートを、あなたの保管庫の一枚にまとめます。
• 集めたものは経費台帳データセットに入ります。保管庫のData/Expense Bookにあり、ほかのファイルと同じように開いて、検索して、編集できます。
• 経費ダッシュボードはデータセットから読み取り、ひと目でわかるように表示します: 今月 · 請求待ち · 台帳の領収書 · 請求の状況 · 内訳 · プロジェクト・クライアント別 · 月ごと · 請求待ちが長いもの · 今月のレポート · 経費台帳 · このボードの仕組み。

つながりを、ひと息で: 経費の登録が経費台帳に書き込みます · 領収書の巡回が経費台帳に書き込みます · 請求ステータスの更新が経費台帳に書き込みます · 経費が経費台帳を表示します · 領収書の巡回が経費を最新に保ちます · 月次レポートが経費台帳を要約します · Finchが領収書の巡回を実行します · Finchが月次レポートを実行します · Finchが経費の登録を抱えます · Finchが請求ステータスの更新を抱えます.

いちばん活かすには

キットが役に立つのは、入れたときではなく、あなたが見るものと口にすることが変わったときです。それを生むのが、このリズムです。

• 読み取りは月曜の領収書の巡回に任せてください。月曜に経費を開いて今月と精算待ちを見て、精算は箱にためた紙の束からではなく精算待ちが長いものから出します。古い順に並んでいて、赤くなった行は1か月以上待っているものです。
• 払ったその場で言ってください。「客先までタクシー、23.80、これは精算する」。経費記録が、巡回と同じ場所に書き込みます。紙の領収書はチャットに写真を1枚。Finchがその画像を保管庫のExpenses/Receiptsに収めて行から参照させるので、領収書をなくすことも、どこかに貼り込む必要もありません。
• 精算を出したら「8月分の精算を出した」と伝え、戻ってきたときも同じように伝えてください。精算の記録が行を動かすので、表計算がなくても精算待ちは正直なままです。送金明細を貼れば、金額の突き合わせも自分でやります。
• 1日には、月次レポートがExpenses/Reportsに書いた一覧を開いてください。その月の合計と、未精算の領収書がどこにあるかまで並んでいます。そのまま精算を処理する相手に渡せます。ボードの今月のレポートから直接開けます。
• 表計算なら自分で計算する羽目になる質問こそ、Finchに聞いてください。「Northwindの案件はここまでいくらかかった」「先四半期の交通費はいくらだった」。答えはあなた自身の台帳から出ます。
• 決まりごとは一度Finchに伝えておけば十分です。「法人カードの分は精算対象外」「Coastal Railの運賃はNorthwindの監査案件」。以降の巡回はすべてそれに従って整理します。行が違っていたら言ってください。その訂正がボードを正しく保ちます。

自分のものにする

ここに決まったものはありません。部品はどれもふつうのエージェント、ルーティン、データセット、ダッシュボードなので、それらの扱いかたはそのまま通じます。役に立たないものは、しまってください。

まず変える人が多いところ

チャットでそのまま伝えるか、アプリのキットのページで編集してください。

• 法人カードの決まりと、何を精算に回すか。一度言えば、以降の巡回はすべてそれに従います。
• 領収書が属する案件や顧客と、どの店舗や経路がどれに対応するか。
• 精算の出し方と時期。毎月か、出張ごとか、決まったシステム経由か。レポートが役に立つときに届くようにします。
• 月曜の巡回を動かす時刻。止めて、台帳を手で付けることもできます。

最初の実行

インストールすると、短い設定の会話が始まります。フォームではありません。だいたいで答えて、あとから直してください。

1. キットを追加すると、その場で最初の巡回を始められます。同じ画面でメールをつなぎ、ワンタップで開始すれば、過去半年分の領収書を遡って読み取っていく様子が見られます。運賃、ホテル、ソフトウェアの契約、備品、外食、チケット、手数料。1件ずつ金額と領収書の保管先を添えて整理します。どの案件の領収書か、精算に回すかどうかは、推測せずあなたに委ねられます。メールはつなぎたくないですか。最近何に払ったかをFinchに話せば、台帳は手作業でできあがります。
2. 最初の巡回が終わると、Finchが1Presence（ワンプレゼンス）の受信トレイに短いメモを残します。何を整理したか、領収書が何件で、取引先が何社か。そして2分だけ一緒に、と誘います。業務の経費ではないものはどれか、このうち精算に回すのはどれか（法人カードの決まり）、領収書がどの案件や顧客のものか。
3. 以降、巡回は月曜の朝に動きます。前回以降に増えたものを整理し、今月分と精算待ちを合計し、カードを出すのは精算が1か月以上待っているときか、領収書の置きどころが決まらなかったときだけです。
4. 毎月1日には、月次レポートがその月の一覧を保管庫のExpenses/Reportsに書き出し、ボードにその行とリンクを載せます。

最初の一巡を見て、自分ならどうしたかを伝えてください。その一言が、どんな初期設定よりも多くを教えます。

要点

学習、好み、実行のコストは、どのキットでも同じです。ですので、キットのガイドにまとめてあります。

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