契約・コンプライアンス

しくみ

このキットのしくみを、そのまま。何がいつ動き、データはどこに入り、あなたは何を見るのか。

• 更新の見守りは毎週月曜 · 9:00に実行され、契約ダッシュボードを最新に保ちます。毎週月曜。すべての通知期限を計算し直し、決めるべきことを並べ、一覧では答えられないことに印をつけます。
• 集めたものは契約一覧データセットに入ります。保管庫のData/Contract Registerにあり、ほかのファイルと同じように開いて、検索して、編集できます。
• 契約ダッシュボードはデータセットから読み取り、ひと目でわかるように表示します: 一覧のすべての契約 · 決めるべきこと · それぞれの現在地 · 一覧に登録済み · 相手別の契約数 · リスク警告 · 通知期間 · 年間の契約期間 · このボードの仕組み · 一覧。

つながりを、ひと息で: 契約の登録が契約一覧に書き込みます · 契約が契約一覧を表示します · 更新の見守りが契約を最新に保ちます · Hawthornが更新の見守りを実行します · Hawthornが契約の登録を抱えます.

いちばん活かすには

キットが役に立つのは、入れたときではなく、あなたが見るものと口にすることが変わったときです。それを生むのが、このリズムです。

• 台帳は一度に作り、飽きたところでやめてかまいません。Hawthornはまず領域を示します。ソフトウェアとサービス、仕入先、物件、保険、金融、顧客との契約、業務委託、提携、秘密保持——そのうえで一件ずつ聞いていきます。契約が3件あれば台帳として機能します。忘れていたものは後から加えられますし、どちらにせよボードは正直です。
• 月曜の朝、更新ウォッチが台帳を見終えたあとに「判断が必要なもの」を読んでください。期限の近い順に並び、あなたに何かを求める唯一のパネルです——ここに載った契約は今週決めることであって、心配ごとではありません。ボードのそれ以外はすべて背景情報です。
• 「通知の締切」は計算結果であって、絶対の真実ではありません。契約期間の終わりから通知期間を引いた日付で、Hawthornは毎回そう断ります——ですから動く前に契約書を開いて確かめてください。どちらかの数字が欠けていれば日付はまったく表示されず、その契約は代わりに「リスクの兆候」に並びます。答えの出せない問いが置かれるべき場所は、まさにそこです。
• 契約書そのものが手元にあれば、保管庫に入れてください。契約キャプチャがそこから当事者、契約期間、更新の扱い、通知期間を読み取り、原本の置き場所を記録します。「何日前に通知が必要だったか」に答えるためにPDFを探し直すことは、もうありません。
• 変更は同僚に話すように伝えてください。「清掃の契約を結び直した、来年3月まで、通知は60日前になった」——それで行が動きます。月曜と月曜のあいだ、ボードを正しく保つのはこの訂正です。
• 変わらない前提は一度だけHawthornに伝えてください。通知期限のどれくらい前に知らせてほしいか、各仕入先を何と呼んでいるか、どの契約は気にしなくてよいか。更新の案内がメールで届くなら、そう言って、その確認を名指しで有効にしてください——そうするまで、あなた自身の記録の外側は何も読みません。

自分のものにする

ここに決まったものはありません。部品はどれもふつうのエージェント、ルーティン、データセット、ダッシュボードなので、それらの扱いかたはそのまま通じます。役に立たないものは、しまってください。

まず変える人が多いところ

チャットでそのまま伝えるか、アプリのキットのページで編集してください。

• 通知期限のどれくらい前に知らせてほしいか。初期値は90日前で、変わらない決まりとして一度言うことも、契約ごとに決めることもできます。
• 各契約と各取引先の呼び方。台帳に載った名前が、Hawthornが返してくる言葉になります。
• 月曜のウォッチが更新の案内を求めてメールを読むかどうか。その確認を名指しするまで読みませんし、探すのは台帳にすでにある相手からの案内だけです。
• ウォッチをいつ走らせるか。止めて台帳を手で保つこともできます——どちらにしても、契約に触れるたびに計算はやり直されます。
• 終わった契約をどう扱うか。終了と記せば行は履歴とともに残り、件数からもボードの現行パネルからも外れます。

最初の実行

インストールすると、短い設定の会話が始まります。フォームではありません。だいたいで答えて、あとから直してください。

1. キットを追加すると、最初の一括処理ではなく「Hawthornに会う」から始まります。あなたを縛っている契約はあなたの頭の中とフォルダの中にあり、このキットが読めるアカウントのどこにもないからです。Hawthornはまず領域全体を並べた複数選択のパネルを出すので、思いつかなかったはずの契約にも出番があります。そのうえで選んだものを一件ずつ聞いていきます。何と呼んでいるか、相手は誰か、契約期間はおおよそいつ終わるか、自動で更新されるか、通知は何日前に必要か。
2. 各契約は話がついたその場で契約台帳に書き込まれ、最後にまとめて保存されるわけではありません。3件でやめても、機能する台帳が残ります。はっきりしないものは推測せず空欄のままにします——日付のない契約は日付なしとして表示され、それが正直なあり方です。問題なしとして数えられるのではなく、「リスクの兆候」に並びます。
3. 台帳に最初の一行が入るまで見張るものはないので、更新ウォッチは月曜の実行を飛ばし、1Presence（ワンプレゼンス）の受信トレイにHawthornの言葉でカードを1枚だけ残し、同じ会話に誘います。キットのページとボードも控えめに同じことを差し出し、契約が台帳に載った瞬間に3つとも止まります。
4. そこから先、ウォッチは月曜の朝に走ります。契約期間と通知期間からすべての通知期限を計算し直し、あなたの猶予期間に照らして各契約の位置を出し、ボードを描き直します。カードを上げるのは、通知期限がその猶予期間に入ったとき、過ぎたばかりのとき、契約期間が終わったときだけです。
5. 初期状態では、キットはあなた自身の記録の外を何も読みません。更新の案内がメールで届くとHawthornに伝え、その確認を名指しで有効にすれば、月曜のウォッチはあなたが名指ししたものだけを読みます——それ以外は読みません。

最初の一巡を見て、自分ならどうしたかを伝えてください。その一言が、どんな初期設定よりも多くを教えます。

要点

学習、好み、実行のコストは、どのキットでも同じです。ですので、キットのガイドにまとめてあります。

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