会議・タスク

しくみ

このキットのしくみを、そのまま。何がいつ動き、データはどこに入り、あなたは何を見るのか。

• 会議の下準備は平日 · 7:30に実行され、会議とアクションダッシュボードを最新に保ちます。平日の朝ごとに、すべての会議に準備のできた状態であなたを送り出します。
• アクションの催促は毎週月曜 · 8:30に、2つのステージで実行されます: Registrarが読んで選ぶ（リマインドが必要を引き継ぎ）、そしてHeraldが催促を下書きする（下書き完了を引き継ぎ）.
• 集めたものはアクション一覧データセットに入ります。保管庫のData/Action Registerにあり、ほかのファイルと同じように開いて、検索して、編集できます。
• 集めたものは意思決定の記録データセットに入ります。保管庫のData/Decision Logにあり、ほかのファイルと同じように開いて、検索して、編集できます。
• 会議とアクションダッシュボードはデータセットから読み取り、ひと目でわかるように表示します: 今日 · 今週の負荷 · ステータス別のアクション · 担当別のアクション · アクション一覧 · 意思決定の記録。

つながりを、ひと息で: 会議メモがアクション一覧に書き込みます · 会議メモが意思決定の記録に書き込みます · アクションの登録がアクション一覧に書き込みます · 会議とアクションがアクション一覧を表示します · 会議とアクションが意思決定の記録を表示します · 会議の下準備が会議とアクションを最新に保ちます · アクションの催促がアクション一覧を読みます · RegistrarがHeraldに引き継ぎます.

いちばん活かすには

キットが役に立つのは、入れたときではなく、あなたが見るものと口にすることが変わったときです。それを生むのが、このリズムです。

• 会議の前は、カレンダーではなくボードをひと目見てください。朝の準備が、関連するメモ、その場にいる人との未完了のアクション、最近の決定事項をすでに並べています。それを開いたまま部屋に入ってください。
• 通話のあとは、走り書きのメモをRegistrarとのチャットに貼ってください。会議メモがそれを整ったメモに変え、アクションと決定事項を台帳に載せるので、いつまでも書かないままのまとめを待つものはなくなります。
• 約束はその場で口に出してください。「金曜までに資料を送るとRosaに言いました」——アクションの記録がそれを台帳に載せます。そのあと月曜の催促が、遅れているものへの一声をあなたの下書きに用意します。送るかどうかはあなた次第です。
• 記憶ではなく決定記録に聞いてください。「6月に料金について何を決めましたか」と聞けば、日付と前後の経緯つきで返ってきます。
• 準備のいらない会議はどれか、いつも同じ顔ぶれは誰かをRegistrarに伝えてください。まとめは鋭くなり、朝は静かになります。

自分のものにする

ここに決まったものはありません。部品はどれもふつうのエージェント、ルーティン、データセット、ダッシュボードなので、それらの扱いかたはそのまま通じます。役に立たないものは、しまってください。

まず変える人が多いところ

チャットでそのまま伝えるか、アプリのキットのページで編集してください。

• どの会議に準備をつけるか、準備のカードがどれくらい早く届くか。
• 何を台帳に載せる価値のあるアクションとし、何を単なる会話とするか。
• 約束が古くなったときの一声の書きぶり。てきぱきと、それとも温かく申し訳なさそうに。
• 記録をどこに保存し、フォルダをどう名づけるか。
• 週次の催促が一声を下書きするのか、一覧を見せるだけにするのか。

最初の実行

インストールすると、短い設定の会話が始まります。フォームではありません。だいたいで答えて、あとから直してください。

1. キットを追加すると、すぐに最初の準備が提案されます。同じ画面でカレンダーをつなぎ、ワンタップで始めれば、Registrarがその日を並べます。会議ごとに関連するメモ、その場にいる人との未完了のアクション、最近の決定事項でまとめられ、ボードの「今日」と週の負荷も埋まります。カレンダーは生きているので、初日の朝から役に立ちます。つなぎたくない場合は、Registrarは記録をメモ中心で持ちます。通話のあとに何があったかを貼れば、それが整理されます。
2. その最初の準備が終わると、Registrarは1Presence（ワンプレゼンス）の受信トレイに短いメモを残し、2分ほど一緒に確かめようと誘います。どの会議に準備が必要で、どれには一生必要ないか。いつもの顔ぶれは誰か。何がアクション台帳に載る基準を満たすか。
3. 練習の一回も用意しています。すでに終わった通話の走り書きを貼ってみて、生きた予定が何かに依存する前に、それが台帳の行と決定事項に変わるところを見てください。
4. それ以降、記録はあなたが話すそばから埋まっていきます。ついでに触れた約束や決定は拾われ、口にした決まりごと（準備のいらない会議、催促の書きぶり）は覚えられます。

最初の一巡を見て、自分ならどうしたかを伝えてください。その一言が、どんな初期設定よりも多くを教えます。

要点

学習、好み、実行のコストは、どのキットでも同じです。ですので、キットのガイドにまとめてあります。

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