メールの下書きなら誰にでも作れます。難しいのは、そのまま送れる一通です。
ありきたりの下書きは、結局書き直しの手間を残します。あなたの書きぶりの下書きは、ほぼ完成しています。
メールの書き方は、自分で思っているよりずっと個性的です。どう切り出すか、どれくらい早く本題に入るか、断るときに和らげるか、どう締めくくるか。それを無視した下書きは定型文のように読め、結局一行ずつ直すことになります。解きかたは、下書きを毎回直すことではありません。書きぶりを一度だけ教えることです。そうすれば、それ以降のどの下書きも、あなたが実際に書くやり方から始まります。
このガイドが扱うのはそこです。本物のメールをいくつか渡して1Presence（ワンプレゼンス）にあなたの書きぶりを覚えさせ、変わらない設定として持たせる。そのうえで会話から下書きし、返信し、送る。外に出るものは、必ず先にあなたに見せたうえで。
本物のメールをいくつか渡す。書きぶりはそこに残ります。
やり方は二つ、どちらもメッセージ一通で済みます。最近送ったメールを二、三通貼りつける。調子のよい日のあなたらしいものを。あるいはメールボックスをつないでいるなら、送信済みのものをいくつか見ておいてと頼むだけ。どちらでも、内容ではなく型を読み取ります。どう挨拶し、一文がどれくらい続き、どれだけ率直で、どんな言い回しに手が伸び、どう締めるか。
そして見つけたものを設定として保存します。あなたの書き方を平易な言葉で短くまとめたもので、エージェントとともに保たれ、それ以降が下書きするすべてのメールに効きます。エージェントのページでいつでも読め、直せ、消せますし、磨くのもまた会話です。「顧客にはもう少しくだけて」「『お世話になっております』では始めないで」「返信は百語以内に」。
書きぶりを教える
今週送ったメールを3通貼るね。私の書き方を覚えて、これからのメールは全部こう書いて。
挨拶、率直さ、長さ、結びといった型を読み取り、あなたの書きぶりを設定として保存して、以後の下書きすべてに使います。
直近10通の送信済みメールを見て、私の書きぶりを覚えて。
メールボックスをつないでいれば、あなたが送ったメッセージをいくつか読み、書き方を抽出し、保存した書きぶりを見せます。
顧客に書くときは、もっと短くして結びは省いて。
保存した設定を磨きます。顧客向けには一つの決まり、ほかのみんなにはいつもの書きぶりで。
送信済みメールを読むのは、あなたが頼んだときだけです。メールボックスを開くのは会話の中のあなたの依頼であって、裏で走る一斉走査ではありません。そして保存される書きぶりは、あなたが書いたものの写しではなく、どのように書くかの記述です。
メールを頼む。読んで、直して、送る。
書きぶりが入っていれば、メールは一文の距離です。誰に宛てた何かを述べれば、下書きはもうあなたの声で届きます。返信は元の会話にそのままつながり、下書きはチャットの中に開きます。宛先、件名、本文はその場で直せますし、2通頼めばパネルも2つ並びます。
下書きと返信
Mayaに返信して。木曜は無理だから来週の火曜を提案して、温かい調子で。
スレッドを読み、あなたの書きぶりで返信を下書きし、何かが送られる前に見せます。
Acmeとの通話のフォローアップを書いて。決まった2点をまとめて、金曜までに署名済みの注文書をお願いして。
通話と商談について知っていることを引き出し、あなたなら書くであろうメールを書いて、うなずきを待ちます。
これに私の代わりに答えて。丁寧に断って、扉は開けたまま。
先延ばしにしていた断りが、数秒であなたの調子の下書きになります。あとは承認するだけです。
勝手に送られることはありません。どの下書きも宛先、件名、本文まで全文が示され、あなたが確認したときにだけ出ていきます。これはすべてのメールに、毎回あてはまります。アシスタントが外向きのメールに触れる際に安全といえる唯一のやり方です。
これはGmailかMicrosoft 365のメールボックスをつないだ状態で働きます。どちらもなくても大丈夫です。メールをチャットに貼って返信を頼めば、あなたの書きぶりで書いてくれるので、それを写して使えます。
メールだけを仕事にするエージェント
書きぶりは、それを覚えたエージェントのもとに残ります。ですからメール専任のエージェントを作れば、ほかのエージェントの書き方とは切り離して、やり取り用の書きぶりだけを教えられます。返信を短く温かくさばく書き手の隣で、報告書係は硬いままでいる。それぞれが自分の設定を持ち、それぞれが自分の見本から学べます。自分のエージェントを作るを見る。
書きぶりを教える流れ
- 1
書き方を見せる
送信済みのメールを二、三通貼るか、つないだメールボックスからいくつか見ておいてと頼みます。
- 2
書きぶりが設定として保存される
あなたの書き方を平易な言葉で短くまとめたもの。エージェントとともに保たれ、エージェントのページで読めて直せます。
- 3
下書きを頼む
誰に宛てた何かを述べます。届く下書きは、もうあなたの声をしています。
- 4
読んで、直して、送る
下書きは会話の中に開き、その場で直せます。あなたが確認するまで、何も出ていきません。
一度教えれば、ずっと
どのメールも、はじめからあなたの書きぶりで。
本物のメールが数通あれば書き方を覚え、保存された設定がそれを保ちます。それ以降、避けていた返信は一文の距離です。あなたのように書かれ、送る前に見せられます。
よくある質問
Q 勝手にメールを送ってしまうことはありますか。
ありません。どの下書きも宛先、件名、本文まで全文が示され、あなたがはっきり確認したときにだけ送られます。すべてのメールに、毎回あてはまります。
Q 私の書きぶりはどこにあって、変えられますか。
エージェントとともに設定として保存されています。読んで、直して、消せる平易な文章で、エージェントのページにあります。あるいは変えてほしいことを言うだけでもかまいません。「もっと硬く」「もっと短く」「『よろしく』で締めるのはやめて」。その場で設定が更新されます。
Q 受信トレイをつながないといけませんか。
いりません。見本のメールを貼って書きぶりを教えられますし、どんなメールでも貼れば返信の下書きが返ってきて、それを写して使えます。GmailかMicrosoft 365をつなぐと残りが加わります。本物の会話につながる返信と、あなたが確認したうえでのチャットからの送信です。
Q 書きぶりを覚えるためにメールを読むのですか。
あなたが指し示したメッセージだけを、あなたが頼んだときだけ読みます。裏での読み取りはありません。メールボックスを開くのは会話の中のあなたの依頼です。そして残るのは、メールの写しではなく、どう書くかの記述です。
Q エージェントごとに書き方を変えられますか。
変えられます。設定はエージェントごとなので、専任の書き手があなたのやり取り用の書きぶりを持ちつつ、別のエージェントは違う調子を保てます。それぞれが自分の見本から教わります。
Q 誰かが送ってくれた添付ファイルを取っておけますか。
取っておけます。Gmailをつないだ状態で、あるメッセージの添付ファイルを頼めば、ファイルをあなたの保管庫に保存します。そこに置いたほかのものと同じように、開き、読み、検索できます。