信頼している一枚から、テンプレートへ
ゼロから書くのではありません。いま使っているものを、使い回せる形に。
書類は手元にある形のまま持ってきてください。PDFでも、WordやPowerPointのファイルでも、その画面写真でもかまいません。テンプレートは保管庫の静かな一角に置かれます。始めるにはファイルをそのページにそのまま落とすか、チャットで手渡してください。
- 1
書類を落とす
保管庫のテンプレートのページに落とすか、チャットに添えて「これをテンプレートにして」と伝えます。
- 2
テンプレートになって返ってくる
同じ配置、同じブランドの帯、同じ手ざわりで、変わる部分だけが入力待ちのフィールドとして印されています。元の書類と並べて表示されるので、似ているかどうかは自分の目で判断できます。
- 3
見立てが外れていたら、変わるところを教える
固定しておきたい値や、逆にフィールドにしたい行があれば、そう言うだけです。テンプレートもここにあるほかのものと同じように編集できます。
今月の数字を、流し込む
午後がまるごと浮くのは、この差し替えです。最新の値でテンプレートをと頼めば、1Presence（ワンプレゼンス）がつないだ世界から集めてきます。Driveのシートにある数字、メールのやり取りにある細部、あなたが持ち続けるレコードの状態。それらをフィールドに注ぎ、どの値がどこから来たかを示します。ひと目で信じるか直すかを決められます。
取締役会向けの1枚もの、10月の数字で差し替えて。
売上は経理のシートから、人数は人事のドキュメントから、解約率は先週のレビューから。フィールドごとに出どころが添えられます。
解約率はレビューのドキュメントじゃなくて、指標のダッシュボードから取って。
この差し替えについては、指定された出どころからその値を集め直します。
PDFで書き出して。
そのまま送れる、きれいに整ったPDFになります。
値は集めるものであって、作り出すものではありません。見つからなければ、そのフィールドは黙って埋められるのではなく、見つからないと述べます。手直しが要るところだけ直して、書き出してください。
8月の隣に9月、その隣に10月
差し替えのたびに、名前と日付のついたバージョンとして保存できます。今月のものが前四半期のものの隣に並び、何も上書きされません。どのバージョンもワンタップでフィールドに呼び戻せますし、保管庫の好きな場所に写しを保存して、しまっておくことも共有することもできます。
これを10月版として保存して。
8月に取締役会へ出したのは何だったっけ？
8月版を開きます。出ていったときのままの、そのものの書類です。
ルーティンに預ける
テンプレートがいちばん力を発揮するのは、あなたが触らなくなったときです。一つをルーティンに預ければ、書類はスケジュールどおりに自分で差し替わります。今週の報告書が毎週月曜に書かれ、あなたが机に着く前には仕上がりが保管庫で待っていて、どの数字もまだ出どころを携えています。
毎週月曜の7時に、週次報告のテンプレートを先週の数字で埋めて、新しいバージョンとして保存して。
ルーティンがその仕事を引き受けます。スケジュールを一度確認すれば、以後はそれで走りますし、いつでも止められます。
どこまで届くか
書類を忠実に作り直すのは本当に難しく、届く範囲はこうです。フォントは手に入るもののうち最も近いものに合わせられ、ロゴや図は完全に描き直されず画像として渡ることがあり、WordやPowerPointのファイルはPDFになって返ってきます。テンプレートはつねに元の書類と並べて見られます。数秒で大半まで運び、最後の数パーセントをあなたの目に残す — それがこの機能の立ち位置です。
残し、使い回し、出どころを示す
信頼していた書類が、自分で前に進んでくる。
いま使っている報告書、提案書、請求書を落としてください。見た目もそのままのテンプレートが返り、一文で、あるいは月曜のルーティンで差し替わります。どの数字も、どこから来たかを携えたまま。
よくある質問
Q 何をテンプレートにできますか。
PDF、Wordの文書、PowerPointの資料、あるいはそれらの画面写真。報告書、1枚もの、提案書、作業範囲記述書、請求書、申込書、繰り返し出す手紙。構造が変わらず値だけが動くものなら何でも。
Q 差し替えられる値はどこから来ますか。
つないだ世界からです。Driveのシート、メールのやり取り、保管庫のメモ、あなたが持ち続けるレコード。埋まったフィールドはそれぞれ出どころを示し、値は集めるものであって、作り出すものではありません。
Q 元の書類は変わってしまいますか。
変わりません。元の書類は読まれるだけで、手は触れられません。テンプレートは保管庫にできる新しいもので、元の隣に置かれます。
Q 元の書類とまったく同じ見た目になりますか。
かなり近くなりますが、いつも一致するとはかぎりません。フォントは手に入るもののうち最も近いものに合わせられ、ロゴや図は画像として渡ることがあります。テンプレートと元を並べて見られるので、最後の仕上げはあなたのものです。