請求・入金

しくみ

このキットのしくみを、そのまま。何がいつ動き、データはどこに入り、あなたは何を見るのか。

• 請求書の巡回は毎週月曜 · 8:00に実行され、入金状況ダッシュボードを最新に保ちます。毎週月曜 — 請求したものを記録し、入金されたものに印をつけ、期日を過ぎたものを伝えます。
• 請求書の督促は毎週木曜 · 9:00に、2つのステージで実行されます: Brookが読んで選ぶ（催促が必要を引き継ぎ）、そしてSorrelが督促を下書きする（下書き完了を引き継ぎ）.
• 集めたものは請求書台帳データセットに入ります。保管庫のData/Invoice Bookにあり、ほかのファイルと同じように開いて、検索して、編集できます。
• 入金状況ダッシュボードはデータセットから読み取り、ひと目でわかるように表示します: 未払い · 延滞 · 直近90日の入金 · 台帳の請求書数 · 未回収額、遅れ別 · 台帳の金額、ステータス別 · 月ごとの請求額 · 督促できるもの · 一覧 · このボードの仕組み · すべての請求書 — タップするとそのクライアントが開きます。

つながりを、ひと息で: Brookが請求書の登録を抱えます · Sorrelが請求書督促の下書きを抱えます · 請求書の登録が請求書台帳に書き込みます · 請求書の巡回が請求書台帳に書き込みます · 入金状況が請求書台帳を表示します · 請求書の巡回が入金状況を最新に保ちます · Brookが請求書の巡回を実行します · 請求書台帳が請求書の督促に流し込みます · BrookがSorrelに引き継ぎます.

いちばん活かすには

キットが役に立つのは、入れたときではなく、あなたが見るものと口にすることが変わったときです。それを生むのが、このリズムです。

• 月曜日、請求の巡回が走ったあとに「入金状況」を開いてください。見るべき数字は「未回収」と「期限超過」の2つ。「遅れの長さ別の未回収」は、それが1件の手ごわい請求書なのか、台帳全体のずれなのかを教えてくれます。
• 請求書は、出したその瞬間に伝えてください。「第一段階の仕事でAishaにINV-1042を送った、4,800、30日」——請求の記録が、巡回と同じ場所に、支払期限まで含めて整理します。
• 送金通知や銀行の明細が届いたら、チャットに貼るか、保管庫に置いてください。請求の記録が未回収の行と突き合わせ、合うものだけに印を付け、同じ入金を受け取れる請求書が2件あるときは尋ねます。表計算なしで「未回収」を正直に保つのは、これです。
• 木曜日、請求の催促が通ったあとに「催促できるもの」を読み、下書きを開いてください。文面は、それぞれの遅れの長さに合わせてすでに調子が整えてあります。直したいところを直し、送るつもりのものだけ送り、残りはそのままにしてください。
• 元帳なら自分で計算しなければならない質問を、そのままBrookに聞いてください。「Contosoはまだいくら残っていますか」「前の四半期はいくら請求しましたか」「今月はいくらお支払いいただきましたか」。答えはあなた自身の台帳から出てきます。
• 決まりごとは一度だけBrookに伝えてください。あなたの支払条件、最初の催促をいつ出し、その後どれくらいの間隔で出すか、決して催促しない相手。巡回も催促も、すべてそれに従って動きます。行が間違っていたらそう言ってください。ボードを正しく保つのは、その訂正です。

自分のものにする

ここに決まったものはありません。部品はどれもふつうのエージェント、ルーティン、データセット、ダッシュボードなので、それらの扱いかたはそのまま通じます。役に立たないものは、しまってください。

まず変える人が多いところ

チャットでそのまま伝えるか、アプリのキットのページで編集してください。

• あなたの支払条件。30日、大口の相手には45日。一度伝えれば、それ以降に整理されるすべての行に使われます。
• 最初の催促をいつ出し、その後どれくらいの間隔で出すか。そして、まったく催促しない相手。
• 請求書が出ていくメールボックス。巡回が、手の届く範囲すべてではなく一か所だけを見るようになります。
• 月曜の巡回と木曜の催促が動く時刻。どちらかを止めて、台帳を手作業で保つこともできます。

最初の実行

インストールすると、短い設定の会話が始まります。フォームではありません。だいたいで答えて、あとから直してください。

1. キットの追加は、最初の巡回そのものの画面で終わり、そこでメールへのアクセスを求められます。それこそがこのキットの中身なので、お願いは前面に置いてあります。始めると、Brookは1年分のあなたの送信メールをさかのぼって、発行した請求書——番号、相手、金額、支払期限——を読み、届いたメールからはそれを清算した送金通知を読み、そこから台帳を組み上げます。読むだけです。何かを送ることも、返信することも、相手を催促することもありません。これは本物の実行で、ほかと同じようにクレジットを使います。
2. その最初の巡回が終わると、Brookは何を整理したか——請求書の件数と、何社分か——を1Presence（ワンプレゼンス）の受信トレイに短いメモとして残し、あなたにしかわからない3つのことに数分を使おうと誘います。請求書がどのメールボックスから出ていくか、このうち実際に回収するのはどれか、支払条件は何か。すでにお支払いいただいた分を伝えるのも、ここです。
3. 巡回を飛ばしても、台帳は手作業で動きます。出してある請求書をBrookに伝えてください。番号、宛先、何の仕事か、金額、いつが支払期限か。ボードはそこから埋まります。この会話であなたのメールに触れることはなく、請求の巡回は、あなたが実行を選ぶまでルーティン画面で待っています。
4. それ以降、巡回は月曜の朝に走ります。新しい分を整理し、送金通知が疑いなく一致したものだけを入金済みにし、ボードを描き直し、カードを上げるのは、支払期限を過ぎたものが出たときか、入金の当て先が決まらなかったときだけです。木曜の朝には催促が走ります。Brookが長く空きすぎた請求書を選び、直近2週間にあなたが連絡済みのものは飛ばし、Sorrelが催促を1通ずつ下書きに書きます。送信されることは決してありません。

最初の一巡を見て、自分ならどうしたかを伝えてください。その一言が、どんな初期設定よりも多くを教えます。

要点

学習、好み、実行のコストは、どのキットでも同じです。ですので、キットのガイドにまとめてあります。

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